Một cách để đảm bảo điều này là theo dõi tiến độ và thời gian của nhân viên từ xa cho một dự án. Dưới đây là 4 cách bạn có thể theo dõi sự tiến bộ của nhân viên từ xa mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc!
Contents
Theo dõi giờ làm việc của họ bằng một ứng dụng
Một trong những điều chính mà bạn có thể làm để theo dõi tiến độ của nhân viên từ xa là theo dõi số giờ họ làm việc. Điều này có thể được thực hiện bằng cách yêu cầu họ tải xuống một ứng dụng, điều này sẽ cho phép bạn nhập tỷ lệ theo giờ từ xa của họ và sau đó tự động tính toán bao nhiêu giờ chúng hoạt động dựa trên nhật ký thời gian mà chúng nhập vào. Trong trường hợp này, bạn đang theo dõi lực lượng làm việc tại nhà để hiển thị số giờ dự kiến của họ, đảm bảo rằng họ trực tuyến và sẵn sàng phản hồi trong thời gian này. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể cộng tác ngay lập tức giống như họ làm trong môi trường văn phòng.
Theo dõi bằng cách sử dụng ảnh chụp màn hình
Một cách khác để các nhân viên từ xa theo dõi tiến độ của họ là chụp ảnh màn hình công việc của họ trong quá trình thực hiện và gửi cho bạn. Điều này cho phép nhân viên từ xa biết chính xác những gì họ nên làm vào bất kỳ thời điểm nào, đồng thời cho họ biết rằng bạn luôn sẵn sàng trợ giúp nếu họ cần bất cứ điều gì. Điều quan trọng đối với các nhân viên từ xa không chỉ làm những việc khi được mong đợi mà còn phải báo cáo lại để mọi người đều ở trên cùng một trang.
Theo dõi bằng đồng hồ thời gian từ xa
Một cách khác để theo dõi tiến độ của nhân viên từ xa là yêu cầu họ sử dụng ứng dụng đồng hồ làm việc từ xa sẽ cho bạn biết khi nào họ làm việc và trong bao lâu. Điều này cho phép mọi người biết những gì được mong đợi từ nhân viên từ xa của bạn, đồng thời cho phép họ đưa ra các báo cáo chính xác về quy trình làm việc của họ dựa trên ứng dụng đồng hồ từ xa mà bạn sử dụng. Một lợi ích của việc sử dụng đồng hồ thời gian làm việc từ xa là nhân viên có thể đánh dấu thời điểm họ bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, giúp dễ dàng theo dõi lượng thời gian nên dành cho mỗi dự án hoặc nhiệm vụ.
Theo dõi bằng Google Drive
Cuối cùng, một cách khác để cho nhân viên từ xa biết họ nên dành thời gian ở đâu là sử dụng Google Drive. Với nhân viên làm việc từ xa, bạn phải sử dụng thư mục chung để theo dõi các tệp và thông tin cập nhật nhất có sẵn cho mọi người. Điều này cho phép nhân viên từ xa biết chính xác những gì họ đang làm mà không cần phải hỏi liên tục hoặc tự hỏi liệu có ai khác đã nhìn thấy bất cứ thứ gì họ đã tạo ra hay không (điều này có thể là thảm họa nếu nó bị nhìn nhầm).
Đăng ký với họ vào cuối mỗi ngày
Bạn cũng có thể kiểm tra với nhân viên của mình vào cuối mỗi ngày để xem họ cảm thấy thế nào, những gì họ đã hoàn thành và nếu có bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào. Những nhân viên làm việc từ xa thường làm việc hiệu quả hơn khi họ có một lịch trình nhất định. Bạn có thể giao cho họ nhiệm vụ cho mỗi ngày hoặc thời gian trong tuần để thói quen từ xa của họ không ảnh hưởng đến năng suất.
Buổi họp thường xuyên
Thường xuyên tổ chức các cuộc họp nhóm, nơi bạn có thể thảo luận về bất cứ điều gì trong đầu. Bạn thậm chí có thể sử dụng thời gian này để xem các nhân viên từ xa đang làm như thế nào với các nhiệm vụ cụ thể của họ. Các thành viên trong nhóm cần gặp mặt trực tiếp để giao tiếp hiệu quả và xây dựng mối quan hệ giữa nhau, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn lên lịch cho các cuộc họp này! Ngay cả khi chúng chỉ hai tuần một lần hoặc một tháng một lần – vẫn tốt hơn là không có gì.
Các nhân viên ở xa cũng sẽ muốn gặp trực tiếp bạn hoặc ít nhất là trên Skype thường xuyên hơn đồng nghiệp của họ vì họ thiếu hiểu biết về văn hóa làm việc từ xa và những kỳ vọng nếu họ chưa gặp trực tiếp bạn trước đây. Tuy nhiên, hãy cố gắng không lên lịch họp quá thường xuyên – bạn không muốn điều này làm mất thời gian làm việc từ xa của các nhân viên ở xa!
Báo cáo tiến độ
Bạn có thể kiểm tra với nhân viên từ xa bằng cách yêu cầu họ gửi báo cáo tiến độ và cập nhật cho bạn mỗi tuần hoặc hai tuần. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng họ luôn làm việc hiệu quả và hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhưng đó cũng là một cách tuyệt vời để các nhân viên ở xa cảm thấy được bao gồm và vẫn có cơ hội cung cấp cho bạn thông tin cập nhật ngay cả khi họ không thể gặp trực tiếp.
Tóm lại, nhân viên làm việc từ xa phải làm việc chăm chỉ như những người làm việc trong văn phòng – và bạn có thể theo dõi tiến độ của họ để họ biết chắc chắn những gì họ mong đợi. Bốn bước này có thể giúp bạn giữ chân nhân viên của mình và đảm bảo họ hài lòng. Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn sẽ có một lực lượng lao động hiệu quả và gắn bó hơn. Bạn cũng có thể giúp nhóm của mình luôn vui vẻ bằng cách linh hoạt về giờ làm việc của họ và cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để thành công trong vai trò của mình.
