7 Tính năng chính cần tìm ở nhà cung cấp dịch vụ fax qua Internet

ỨNG DỤNG


Ví dụ, nhu cầu fax của bạn. Ngày nay trong thời đại kỹ thuật số, hệ thống fax truyền thống đã được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn với hệ thống fax qua internet hoặc fax trực tuyến.


Hình 1 trong 7 Tính năng Chính cần Tìm kiếm ở Nhà cung cấp Dịch vụ Internet Fax

Internet Fax là gì?

Nói chung, fax qua internet cho phép bạn gửi fax và truyền tài liệu trong khi giải phóng bạn khỏi nhu cầu về máy fax, mực in hoặc giấy để bạn gửi fax. Không giống như fax truyền thống, fax qua internet chạy trên nền tảng kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng gửi fax qua email, bằng cách sử dụng máy tính xách tay, máy tính hoặc thậm chí là điện thoại thông minh của bạn. Bên cạnh sự tiện lợi, các tổ chức cũng có thể giảm thiểu tác động đến môi trường khi chuyển sang fax trực tuyến.

Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng fax trực tuyến cho nhu cầu kinh doanh của mình, một trong những cách tốt để bắt đầu là chọn một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy. Để giúp bạn bắt đầu, bài viết này sẽ phác thảo một số tính năng chính cần tìm ở một nhà cung cấp dịch vụ fax internet.

1. Theo dõi Fax

Theo dõi fax đóng một vai trò trong việc đảm bảo rằng tin nhắn của bạn đến được đích. Tính năng này có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực về những gì đang xảy ra với tài liệu của bạn sau khi bạn gửi chúng và cho phép bạn ước tính thời gian có thể mất bao lâu để nhận được phản hồi.

Hơn nữa, vì nó chạy trên nền tảng kỹ thuật số, việc sử dụng email khi gửi fax cho phép bạn lưu giữ dấu vết các giao dịch của mình, giúp dễ dàng xác định vị trí các tệp nếu chúng bị mất hoặc thất lạc.

2. Bảo mật dữ liệu

Cũng giống như các dịch vụ dựa trên internet khác, truyền dữ liệu trực tuyến có những rủi ro và lỗ hổng bảo mật. Điều đó nói lên rằng, một nhà cung cấp dịch vụ fax internet tốt phải có các biện pháp bảo mật để đảm bảo rằng các cuộc tấn công mạng có thể được ngăn chặn và dễ dàng giảm thiểu.

Bạn nên kiểm tra mức độ bảo mật dữ liệu mà họ cung cấp. Điều này tốt nhất nên bao gồm mật khẩu hoặc mã hóa trên các tin nhắn khi chúng đang được truyền đi. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem họ có hệ thống lưu trữ an toàn cho phép sao lưu và để bạn truy xuất dữ liệu của mình nếu bạn sẽ mất nó vào một lúc nào đó.

3. Chuyển các tệp lớn


Hình 2 trong số 7 Tính năng Chính cần Tìm kiếm ở Nhà cung cấp Dịch vụ Internet Fax

Một điều tốt cần kiểm tra trước khi chọn nhà cung cấp dịch vụ fax là khả năng của họ để đáp ứng việc truyền tệp số lượng lớn. Điều này có thể liên quan đến việc gửi nhiều tệp đồng thời đến một danh sách dài các cá nhân được chỉ định hoặc về kích thước tệp bạn cần gửi. Kiểm tra năng lực và giới hạn của dịch vụ, nếu có, về những vấn đề này.

Hơn nữa, nếu bạn đang có ý định gửi ảnh qua fax, cũng cần lưu ý kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ có cho phép bạn gửi chúng mà không làm giảm kích thước và chất lượng của chúng hay không.

4. Khả năng tương thích với thiết bị di động

Đối với hầu hết mọi người, điện thoại di động của họ là thiết bị thuận tiện nhất để làm việc, đặc biệt là khi họ luôn di chuyển. Điều đó nói rằng, sẽ rất tốt nếu đảm bảo rằng các dịch vụ fax của bạn không bị giới hạn chỉ khi bạn có quyền truy cập vào máy tính để bàn.

Ngoài ra, một điều tốt khác cần xem xét là nếu có thể liên kết tất cả các thiết bị của bạn. Bằng cách này, bạn có thể có một biện pháp dự phòng nếu bạn gặp sự cố với một trong các thiết bị của mình. Điều này có thể giúp hạn chế đáng kể số lần thời gian ngừng hoạt động có thể ảnh hưởng đến giao tiếp kinh doanh của bạn.

5. Hỗ trợ khách hàng hiệu quả

Đối với một dịch vụ tích hợp như fax qua internet, nhà cung cấp dịch vụ của bạn phải luôn sẵn sàng để xử lý các truy vấn và sự cố kỹ thuật mà bạn có thể gặp phải.

Nếu hỗ trợ khách hàng của họ ít hơn tiêu chuẩn, bạn có thể mất rất nhiều thời gian và tiền bạc trong khi chờ phản hồi từ phía họ. Vì vậy, ngay cả khi bạn chọn một dịch vụ dựa trên mức giá rẻ của nó, điều quan trọng vẫn là phải tính đến những thứ như mức độ quản lý hỗ trợ khách hàng của họ tốt như thế nào vì nó có thể xuất hiện dưới dạng chi phí ẩn và chi phí gián tiếp mà doanh nghiệp của bạn cuối cùng sẽ phải gánh chịu do mất thời gian.

6. Lưu trữ đám mây

Đây sẽ là một bước tiến tới giấc mơ không cần giấy tờ đó cho doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ fax trực tuyến của bạn có thể cung cấp cho bạn bộ nhớ đám mây không giới hạn như một phần của gói fax của bạn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng mọi người trong công ty của bạn đều có quyền truy cập vào tài khoản đám mây và có thể chia sẻ tài liệu trong đó.

Chỉ cần đảm bảo rằng cơ sở được bảo mật tốt với xác thực hai yếu tố và mật khẩu, trong số những thứ khác, để giữ cho dữ liệu của bạn an toàn khi được lưu trữ.

7. Chữ ký điện tử

Bạn sẽ không thực sự trở nên không cần giấy tờ nếu bạn vẫn cần in tài liệu của mình để ký chúng. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải đảm bảo rằng kế hoạch gửi fax của bạn cho phép chữ ký điện tử. Điều này có thể trao quyền sở hữu và quyền hạn chắc chắn cho các tài liệu của bạn cho bất kỳ ai nhận được chúng và đảm bảo dịch vụ fax của bạn có thể bắt đầu và kết thúc các giao dịch kinh doanh mà không cần chuyển sang một nền tảng khác. Nó cũng có thể hữu ích khi bạn cần ký tài liệu từ xa.

Phần kết luận

Có nhiều lý do tại sao bạn có thể quyết định chuyển nhu cầu fax của mình sang fax qua internet như một công việc kinh doanh. Đối với một, nó có thể mang lại cho bạn sự tiện lợi và hơn thế nữa, dữ liệu được tăng cường bảo mật. Nếu bạn đang chuyển từ fax truyền thống, bạn cũng có rất nhiều thứ để đạt được, chẳng hạn như không cần phải có máy, mực và giấy vật lý và giảm thiểu tác động của môi trường.

Bất kể lý do là gì, có một số tính năng chính mà bạn phải luôn đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ fax internet có thể cung cấp cho bạn để đảm bảo bạn tận dụng tối đa dịch vụ.



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *