Cách di chuyển tất cả email mới sang một thư mục trong Outlook thông qua các bước nhanh

OFFICES


Outlook cho phép bạn tạo quy tắc cho các email bạn gửi và nhận. Quy tắc là một tính năng tự động hóa tuyệt vời giúp bạn kiểm soát và sắp xếp email của mình. Một tính năng khác ấn tượng không kém nhưng ít được nói đến trong Outlook là Quick Steps. Đó là một tính năng tự động hóa tự động hóa các hành động như di chuyển email hoặc sao chép chúng. Sử dụng Các bước nhanh, bạn có thể di chuyển tất cả các email mới vào một thư mục cụ thể chỉ bằng một cú nhấp chuột. Thao tác này sẽ chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến của bạn và vào thư mục ‘Hôm nay’ dành riêng cho chúng. Cần rất ít thiết lập và bạn có thể chạy bước nhanh nhiều lần trong ngày. Đây là những gì bạn cần làm.

Theo mặc định, Outlook sắp xếp các email thành các phần ngày tháng, tức là ‘Hôm nay’, ‘Hôm qua’ và ‘Tuần trước’. Bạn rất dễ vô tình chuyển đến một email đã nhận ‘Hôm qua’ trong khi duyệt qua các email bạn nhận được ‘Hôm nay’. Điều này là do phần ‘Hôm nay’ và ‘Hôm qua’ không có vị trí khác nhau. Chúng chỉ là phần thời gian tương đối trong hộp thư đến của bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng các phần này để chuyển tất cả các email mới vào một thư mục.

Mở Outlook. Trên tab Trang chủ, nhấp vào ‘Tạo Mới’ trong hộp công cụ ‘Các bước Nhanh’.

Một cửa sổ mới sẽ mở ra để định cấu hình Bước nhanh mới. Đặt tên cho Bước nhanh. Nếu bạn không đặt tên cho nó, nó sẽ kế thừa tên từ hành động bạn đặt cho nó.

Mở menu thả xuống Tác vụ và chọn ‘Di chuyển đến thư mục’ từ các tùy chọn được liệt kê. Outlook sẽ yêu cầu bạn chọn một thư mục hoặc tạo một thư mục mới. Tạo một thư mục mới có tên là ‘Hôm nay’. Trong phần ‘Tùy chọn’ trên cùng cửa sổ này, hãy đặt phím tắt để kích hoạt Bước nhanh. Nhấp vào ‘Hoàn tất’ và bạn đã hoàn tất.

Quay lại Outlook và thu gọn phần ‘Hôm nay’. Chọn nó để nó có một điểm nổi bật màu xanh lam nhạt. Khi bạn chọn phần ‘Hôm nay’ ở trạng thái thu gọn, bạn cũng chọn tất cả các email trong đó.

Bấm vào Bước nhanh bạn vừa tạo trong hộp công cụ Các bước nhanh hoặc bấm vào phím tắt bạn đã đặt cho nó.

Tất cả các email bạn nhận được hôm nay sẽ được chuyển đến thư mục bạn đã tạo / đặt trong Bước nhanh. Khi duyệt qua các email này, bạn sẽ không vô tình duyệt qua các email cũ hơn.

Bạn có thể tạo một Bước Nhanh khác để xóa tất cả các email khỏi thư mục ‘Hôm nay’ mà bạn vừa tạo. Điều này sẽ đảm bảo thư mục trống và sẵn sàng cho loạt email tiếp theo vào cuối ngày. Bạn có thể sử dụng một tập hợp Các bước nhanh để đảm bảo rằng bạn di chuyển tất cả các email bạn nhận được hôm nay sang thư mục mới. Bạn có thể chạy bước nhanh nhiều lần trong ngày và sắp xếp các email mới khi chúng đến.

Mẹo này sẽ vô ích nếu bạn không xóa thư mục ‘Hôm nay’ vào cuối mỗi ngày. Bạn sẽ chỉ kết thúc với một thư mục đầy email khác.



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *