Outlook có thể thiết lập thư trả lời Vắng mặt được gửi cho mọi người trong phạm vi ngày và giờ. Trả lời Vắng mặt là như nhau đối với tất cả mọi người. Bạn có thể thiết lập một số quy tắc cho nó nhưng vào cuối ngày, câu trả lời giống nhau sẽ được gửi đến tất cả mọi người.
Nếu bạn muốn gửi thư trả lời tự động cho ai đó hoặc một nhóm người, bạn có thể tạo thư trả lời tự động tùy chỉnh thay vì điều chỉnh tính năng Vắng mặt.
Kiểm tra cách bạn có thể đặt thông báo Vắng mặt trong Microsoft Teams.
Contents
Trả lời tự động tùy chỉnh trong Outlook
Trước khi bắt đầu, bạn nên biết rằng giải pháp này đi kèm với các điều kiện / hạn chế sau.
- Điều này chỉ có thể được thiết lập từ Ứng dụng Outlook trên máy tính.
- Bạn phải đang sử dụng một @outlook hoặc tài khoản @microsoft để sử dụng tính năng.
- Trả lời tự động có thể là được gửi cho một người, nhiều người hoặc toàn bộ nhóm.
- Outlook phải đang chạy trên máy tính để bàn của bạn để gửi câu trả lời.
Tạo mẫu trả lời
Bước đầu tiên để tạo thư trả lời tự động tùy chỉnh là tạo một tin nhắn mẫu. Mẫu này sẽ là câu trả lời sẽ được gửi đi.
- Mở ra Quan điểm.
- Soạn một tin nhắn mới.
- Nhập chủ đề và nội dung. Bỏ qua việc thêm người nhận.
- Đi đến Tệp> Lưu dưới dạng.
- Mở Thả xuống Save as type và chọn Mẫu Outlook .oft định dạng.
- Nhập tên cho mẫu và lưu nó.
Thiết lập trả lời tự động
Bây giờ mẫu đã sẵn sàng, chúng ta có thể tạo các quy tắc sẽ gửi nó.
- Mở ra Quan điểm.
- Đi đến Tập tin.
- Nhấp chuột Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
- Trong cửa sổ mới mở ra, nhấp vào Quy tắc mới.
- Trong cửa sổ Trình hướng dẫn Quy tắc, hãy nhấp vào Áp dụng quy tắc trên tin nhắn | Recieve tùy chọn ở dưới cùng.
- Dưới Bước 1: Chọn Điều kiện, lựa chọn Từ mọi người hoặc nhóm công khai.
- Trong phần ở dưới cùng, nhấp vào những người được liên kết hoặc nhóm công khai.
- Nhập email hoặc những email bạn muốn thiết lập trả lời tự động.
- Nhấp chuột VÂNG, và sau đó Bấm tiếp.
- Trên Bạn muốn làm gì với màn hình tin nhắn, lựa chọn Trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể.
- Trong bảng điều khiển ở dưới cùng, nhấp vào một mẫu cụ thể.
- Trên cửa sổ mới, nhấp vào Duyệt và chọn fcũ hơn bạn đã lưu mẫu vào.
- Chọn mẫu từ bảng điều khiển ở dưới cùng.
- Nhấp chuột VÂNG, và sau đó nhấp vào Kết thúc.
- Bạn sẽ xem một lời nhắc yêu cầu bạn luôn mở Outlook để gửi thư trả lời tự động. Nhấp vào OK và bạn đã hoàn tất.
Phần kết luận
Outlook hỗ trợ rất nhiều quy tắc khác nhau để tự động hóa. Bạn có thể chọn đánh dấu một tin nhắn là đã đọc, lưu trữ nó, v.v., tất cả đều từ các quy tắc. Xem qua chúng và tùy chỉnh thêm trả lời tự động của bạn.
