sử dụng bảng Kanban cho các dự án của bạn là một cách tuyệt vời để hợp lý hóa các quy trình và tăng năng suất. Cho dù làm việc một mình hay với một nhóm, bảng Kanban đều hiển thị rõ ràng tiến trình của bạn, giúp bạn dễ dàng quản lý.
Contents
Tạo backlog cho bảng Kanban
Bắt đầu bằng cách mở một sổ làm việc Excel mới. Sau khi mở, bạn sẽ thấy Tờ1 tab ở dưới cùng của sổ làm việc. Nhấp đúp chuột vào tab này, bạn sẽ thấy một Đổi tên trang tính cửa sổ bật lên . Đổi tên trang tính thành tồn đọng .
Chúng tôi sẽ sử dụng trang tính này để thiết lập hồ sơ tồn đọng của tất cả các nhiệm vụ trong quy trình làm việc để tạo nên bảng Kanban.
Để tạo một hồ sơ tồn đọng, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Chọn một vài ô đầu tiên trong hai hàng trên cùng và hợp nhất chúng bằng cách nhấp vào biểu tượng Hợp nhất bên trong thanh công cụ.
- Bây giờ viết tồn đọng bên trong các ô được hợp nhất để đặt tiêu đề cho bảng.
- Điều chỉnh kích thước phông chữ, màu ô và căn chỉnh tiêu đề theo ý thích của bạn.
- Bài viết giải thích cách tạo một bảng Kanban đơn giản, vì vậy chúng tôi sẽ thêm hai cột vào hồ sơ tồn đọng: Tiêu đề nhiệm vụ Và Mô tả công việc .
- Để thêm đường viền cho bảng, hãy chọn 12 hàng trong Tiêu đề nhiệm vụ cột . Đi đến Biên giới biểu tượng và nhấp vào mũi tên thả xuống. Lựa chọn biên giới bên ngoài .
- Làm tương tự cho các hàng trong Mô tả công việc cột .
Bảng tồn đọng đã sẵn sàng. Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là điền dữ liệu. Đây là một ví dụ:
Tạo bảng Kanban
Khi chúng tôi có công việc tồn đọng, đã đến lúc tạo bảng Kanban. Nhấp vào dấu cộng ở cuối bảng để tạo và mở một trang tính mới.
Trong trang tính mới này, hãy tạo bảng Kanban bằng cách thực hiện theo các bước sau:
- Tạo tên bảng bằng cách hợp nhất các ô trên cùng và viết tiêu đề. Bạn có thể điều chỉnh kích thước phông chữ và màu ô theo ý muốn.
- Vì ví dụ tập trung vào sự đơn giản nên chỉ có 3 phần bảng được thêm vào: Làm , Trong tiến trình Và Xong .
- Thêm đường viền dày vào các phần của bảng Kanban bằng cách sử dụng biên giới biểu tượng .
Bảng Kanban đã sẵn sàng, hãy chuyển sang phần tạo thẻ.
Tạo thẻ Kanban
1. Nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng và chọn Chiều cao hàng .
2. Một cửa sổ bật lên sẽ mở ra. Tại đây bạn cần nhập chiều cao mong muốn. Ví dụ là 25.
3. Tương tự, đặt chiều cao của hàng bên dưới nó là 50 và một hàng khác bên dưới nó là 25.
4. Bạn sẽ có một thẻ gồm 3 ô có chiều cao hàng như sau: 25:50:25.
5. Chọn từng ô trong số 3 ô của thẻ Kanban và thêm đường viền bằng cách chuyển đến biên giới biểu tượng và chọn Đường viền dày bên ngoài .
6. Sao chép thẻ vừa tạo để tạo bao nhiêu thẻ tùy thích.
7. Bạn sẽ thấy kích thước ô được đặt theo mặc định. Do đó, bạn phải thay đổi kích thước lần lượt từng ô.
8. Để thực hiện việc này nhanh hơn, hãy nhấn Điều khiển và chọn tất cả các ô cần chiều cao hàng là 25. Bây giờ, nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề nào của hàng đã chọn và điều chỉnh chiều cao hàng. Toàn bộ hàng đã chọn bây giờ sẽ có chiều cao hàng là 25.
9. Lặp lại quy trình này cho tất cả các ô cần có chiều cao hàng là 50.
10. Đặt một đường viền dày xung quanh khu vực xung quanh tấm thiệp và tô màu nền cho đẹp.
Liên kết thẻ Kanban với Backlog
Để liên kết dữ liệu trong hồ sơ tồn đọng với thẻ Kanban, hãy làm theo các bước sau:
Thêm tiêu đề nhiệm vụ vào thẻ Kanban
Để có được tên của nhiệm vụ đầu tiên trong tồn đọng tờ giấy :
1. Chọn ô trên cùng (B5) của thẻ đầu tiên và viết = .
2. Vào trang Backlog và chọn ô đầu tiên (C4) trong cột Task Title.
3. Quay trở lại bảng Kanban và bạn sẽ thấy công thức sau:=Backlog!C4
4. Click và enter, nó sẽ trả về dữ liệu ở ô (C4) của sheet Backlog.
5. Sao chép công thức =Công việc tồn đọng!C4 trong các ô trên cùng của các thẻ Kanban còn lại và thay đổi số lượng ô cho mỗi thẻ. Công thức ở đây sẽ là =Backlog!C5 cho thẻ thứ hai và =Backlog!C6 cho tên nhiệm vụ thứ ba, v.v. Thẻ Kanban sẽ trông như thế này:
Sử dụng định dạng có điều kiện để làm cho thẻ trông đẹp mắt
1. Chọn tất cả các ô ở đầu tab Kanban và chuyển đến Định dạng có điều kiện > Đặt quy tắc mới .
2. Trong Tab Định dạng có điều kiện, chọn bằng 0 giá trị ô, thay đổi màu phông chữ thành màu trắng và nhấp vào xong .
Đã thêm mô tả nhiệm vụ cho thẻ Kanban
Các bước thực hiện tương tự như khi viết mô tả nhiệm vụ từ Backlog cho các ô ở giữa của thẻ Kanban. Công thức ở đây sẽ là: =Backlog!D4, =Backlog!D5… Giống như tên tác vụ, các ô sẽ là: =Backlog!D4, =Backlog!D5… màu đen từ Backlog sẽ trả về 0. Bạn có thể sửa giá trị này thông qua điều kiện định dạng như đã đề cập ở trên.
Một vấn đề khác mà bạn sẽ nhận thấy khi thêm mô tả nhiệm vụ vào thẻ Kanban là văn bản sẽ tràn ra ô. Để ngăn chặn điều này, hãy ‘đóng gói’ văn bản trong các ô Excel:
- Chọn tất cả các ô ở giữa thẻ.
- Nhấn vào Bọc (bên cạnh biểu tượng Căn chỉnh) trên thanh công cụ.
Chỉnh sửa cuối cùng
- Sử dụng hộp ở cuối thẻ để thêm người được giao nhiệm vụ.
- Căn chỉnh dữ liệu ô ở giữa ô bằng cách sử dụng Căn chỉnh biểu tượng .
- Xóa đường lưới: Chuyển đến thanh công cụ, nhấp vào Xem và bỏ chọn hộp bên cạnh đường lưới để loại bỏ chúng.
Nếu bạn muốn tạo thẻ Kanban di động:
- Sao chép thẻ Kanban bạn muốn đặt trên bảng.
- Nhấp chuột phải vào bảng tại vị trí bạn muốn đặt thẻ.
- Đi đến dán đặc biệt và chọn Ảnh được liên kết .
- Làm tương tự với các thẻ Kanban khác.
Trên đây là cách tạo bảng Kanban trong Excel . Hy vọng bài viết hữu ích với bạn.
