Cách tối ưu hóa tệp PDF được xuất từ ​​MS Word

OFFICES


PDF là định dạng tài liệu ưu tiên khi bạn cần xuất bản tài liệu trực tuyến. Nhiều người có thể sử dụng một trình xử lý văn bản như MS Word để tạo tài liệu nhưng họ có thể sẽ xuất bản nó dưới dạng PDF. MS Word có một tính năng tích hợp cho phép bạn xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF. Nó tiện dụng và tài liệu được hiển thị hoàn hảo. Chỉ có một vấn đề; kích thước của tài liệu. Tệp PDF mà MS Word tạo ra lớn hơn nhiều so với dung lượng cần thiết. Nếu bạn có hình ảnh trong tài liệu bạn đang xuất, nó sẽ còn lớn hơn. Đối với một tài liệu được xuất bản trực tuyến, hoặc thậm chí được gửi qua email, đây là một vấn đề. Tin tốt là bạn có thể tối ưu hóa các tệp PDF được xuất từ ​​MS Word khá dễ dàng.

Xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF

Mở tệp bạn muốn xuất dưới dạng tệp PDF. Đi tới Tệp> Xuất.

Trên màn hình Xuất, nhấp vào nút ‘Tạo PDF / XPS’. Bạn sẽ được đưa đến hộp thoại ‘Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS’ nơi bạn có thể lưu tài liệu của mình.

Giảm thiểu kích thước

Khi xuất tài liệu, bạn sẽ có hai tùy chọn để tối ưu hóa các tệp PDF được xuất từ ​​MS Word. Tùy chọn mặc định là ‘Chuẩn’ và nó sẽ luôn tạo tệp PDF lớn hơn nhiều. Để tạo tệp nhỏ hơn, hãy chọn tùy chọn ‘Thu nhỏ kích thước’ từ hộp thoại Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS.

Chọn Phông chữ Chuẩn

Trong MS Word, bạn có thể sử dụng bất kỳ phông chữ nào được cài đặt trên hệ thống của mình. Vấn đề duy nhất là không phải ai cũng có phông chữ bạn có. Nếu bạn gửi một tài liệu MS Word, phông chữ sẽ không đi cùng với nó. Tuy nhiên, nếu bạn xuất tài liệu đó sang PDF, bạn sẽ không phải lo lắng về phông chữ vì phông chữ sẽ được nhúng vào tệp. Điều này sẽ làm tăng kích thước của tệp. Nếu phông chữ bạn đã chọn là một phần của thiết kế tài liệu, bạn rõ ràng phải thỏa hiệp về kích thước tệp.

Nếu bạn không nói rõ về phông chữ, tốt nhất bạn nên sử dụng một trong những phông chữ tiêu chuẩn được hỗ trợ trong trình xem PDF. Các phông chữ này bao gồm Times New Roman, Arial và Helvetica.

Nếu bạn vẫn có một tệp PDF khá lớn mà bạn không thể chia sẻ qua email, bạn có thể sử dụng các ứng dụng nén trực tuyến để giảm kích thước thêm nhưng bạn không nên làm như vậy đối với tài liệu có hình ảnh nặng. Với những tài liệu nặng về hình ảnh, bạn không có quá nhiều lựa chọn. Nếu tệp của bạn là tệp văn bản, bạn có thể tạo tệp nhỏ hơn để dễ chia sẻ hơn.



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *