Cách tự động chấp nhận và từ chối lời mời họp trong Outlook

OFFICES


Chúng ta sẽ ở đâu nếu không có các cuộc họp? Có thể là hoàn thành nhiều công việc hơn nhưng một khi số lượng người bạn làm việc cùng đạt đến một con số nhất định, các cuộc họp trở nên cần thiết. Lên lịch một cuộc họp không dễ dàng; bạn phải kiểm tra và đảm bảo rằng mọi người đều có mặt, đảm bảo họ biết khi nào cuộc họp diễn ra và gửi chương trình làm việc. Nếu bạn làm việc với các nhóm ở xa, phân tán về mặt địa lý, bạn càng khó quản lý với các múi giờ khác nhau. Outlook không trợ giúp nhiều về múi giờ nhưng nó cho phép bạn gửi lời mời họp và xem ai đã chấp nhận hay từ chối cuộc họp. Người dùng Outlook có tùy chọn tự động chấp nhận hoặc từ chối lời mời họp dựa trên tính khả dụng của họ.

Outlook có thể cảnh báo bạn khi bạn có cuộc họp xung đột, vì vậy nó có lý do để biết khoảng thời gian nào của bạn rảnh. Nếu bạn muốn Outlook tự động chấp nhận và từ chối lời mời họp, bạn sẽ phải bật tùy chọn này.

Chấp nhận và từ chối lời mời họp

Mở Outlook và đi tới Tệp> Tùy chọn. Trên cửa sổ Tùy chọn, chọn tab Lịch từ cột bên phải. Cuộn xuống phần ‘Tự động chấp nhận hoặc từ chối’ và nhấp vào Tự động chấp nhận / Từ chối.

Một cửa sổ nhỏ sẽ mở ra với ba tùy chọn; thứ nhất sẽ chấp nhận yêu cầu họp, thứ hai sẽ từ chối những yêu cầu xung đột với lời mời hiện có và thứ ba sẽ tự động từ chối yêu cầu họp cho các cuộc họp định kỳ.

Hạn chế

Bạn bật tất cả các tùy chọn này nhưng đảm bảo rằng bạn duy trì lịch biểu của mình một cách tôn giáo trong Lịch. Nếu bạn dành thời gian ngoài kế hoạch để làm việc gì đó, Lịch sẽ coi đó là thời gian ‘có sẵn’ và chấp nhận các yêu cầu họp cho việc đó.

Nếu bạn không muốn điền mọi khía cạnh của ngày làm việc vào lịch, bạn chỉ nên bật tùy chọn từ chối các yêu cầu họp xung đột với các cam kết khác và từ chối các yêu cầu họp định kỳ. Bạn sẽ muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những lời mời bạn chấp nhận.

Outlook không cho phép bạn đặt thời gian có thể chấp nhận hoặc giờ có sẵn mà những người khác trong tổ chức của bạn có thể thấy khi họ mời bạn tham gia cuộc họp. Nếu có, bạn có thể sử dụng chúng để tự động chấp nhận lời mời. Nếu bạn vẫn muốn tự động chấp nhận lời mời họp nhưng không thể làm phiền khi điền vào lịch biểu của mình, hãy thêm các sự kiện không tên trong Lịch cho những giờ bạn định dành cho công việc. Outlook sẽ không xác minh xem bạn có đang thêm một sự kiện hoặc nhiệm vụ thực sự hay không, vì vậy chỉ cần thêm bất kỳ thứ gì và làm cho nó đủ dài để bao gồm thời gian bạn không thể tham gia cuộc họp. Đây là một đôi giày sừng nhưng nó là giải pháp đơn giản nhất.



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *