Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

ỨNG DỤNG


Điều này làm cho Microsoft Access trở nên tuyệt vời để thực hiện việc nhập dữ liệu, vì người dùng không cần phải làm việc với các bảng và bảng tính. Nếu bạn gặp khó khăn khi sử dụng, hãy xem hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access bên dưới.

Tạo cơ sở dữ liệu mới

Bước 1: Nhấp vào tab Tệp và chọn Mới

Hình 1 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Cơ sở dữ liệu là thứ sẽ chứa tất cả dữ liệu ở các dạng khác nhau. Người dùng có thể chọn tạo cơ sở dữ liệu trống, cơ sở dữ liệu web trống hoặc chọn từ nhiều mẫu khác nhau.

Cơ sở dữ liệu trống là cơ sở dữ liệu Access tiêu chuẩn và tốt cho việc sử dụng cục bộ. Tạo một cơ sở dữ liệu trống cũng sẽ tạo một bảng.

Cơ sở dữ liệu web được thiết kế để tương thích với các công cụ xuất bản web của Access. Tạo một cơ sở dữ liệu trống cũng sẽ tạo một bảng.

Mẫu là cơ sở dữ liệu được tạo sẵn được thiết kế cho nhiều mục đích sử dụng. Chọn một mẫu nếu bạn không muốn mất nhiều thời gian để ghép cấu trúc cơ sở dữ liệu lại với nhau.

Bước 2: Đặt tên cho cơ sở dữ liệu

Hình 2 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Khi bạn đã chọn một loại cơ sở dữ liệu, hãy đặt cho nó một cái tên phản ánh mục đích của nó. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích nếu mọi người sẽ làm việc với một số cơ sở dữ liệu khác nhau. Nhập tên tệp cơ sở dữ liệu vào hộp Tên tệp. Chọn Tạo để tạo cơ sở dữ liệu mới.

Thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

Bước 1: Xác định cấu trúc tốt nhất cho dữ liệu của bạn

Hình 3 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Nếu bạn đang tạo một cơ sở dữ liệu trống, mọi người sẽ cần nghĩ về cách tốt nhất để tổ chức dữ liệu và thêm cấu trúc thích hợp. Có một số cách để định dạng và tương tác với dữ liệu của bạn trong Access:

Bảng: Đây là cách chính dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Bảng có thể được so sánh với bảng tính trong Excel với dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột. Do đó, nhập dữ liệu từ Excel và các chương trình bảng tính khác là một quá trình tương đối đơn giản.

Biểu mẫu: Biểu mẫu là cách dữ liệu được thêm vào cơ sở dữ liệu. Mặc dù có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu trực tiếp vào các bảng, nhưng việc sử dụng biểu mẫu cho phép nhập dữ liệu nhanh hơn và trực quan hơn.

Báo cáo: Các báo cáo này tóm tắt và hiển thị dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Báo cáo được sử dụng để phân tích dữ liệu và trả lại câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như lợi nhuận được tạo ra là bao nhiêu hoặc vị trí của khách hàng. Chúng thường được thiết kế để in.

Truy vấn: Đây là một cách để lấy và lọc dữ liệu. Người dùng có thể sử dụng các truy vấn để hiển thị các mục nhập cụ thể từ nhiều bảng hoặc tạo và cập nhật dữ liệu.

Bước 2: Tạo bảng đầu tiên

Hình 4 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Nếu bạn đang khởi động một cơ sở dữ liệu trống, Access sẽ tự động bắt đầu với một bảng trống. Mọi người có thể bắt đầu nhập dữ liệu của họ vào bảng này, bằng cách thủ công hoặc bằng cách sao chép và dán từ một nguồn khác.

Mỗi phần dữ liệu phải được cung cấp cột (trường) riêng, trong khi mỗi bản ghi phải là một hàng riêng biệt.

Ví dụ: mỗi hàng sẽ là một khách hàng trong khi mỗi trường sẽ là một phần thông tin khác nhau về khách hàng đó (tên, họ, địa chỉ email, số điện thoại,.).

Mọi người có thể đổi tên nhãn cột để dễ dàng phân biệt trường nào là trường nào bằng cách bấm đúp vào tiêu đề cột.

Bước 3: Nhập dữ liệu từ một nguồn khác

Hình 5 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Nếu bạn muốn nhập từ một tệp hoặc vị trí được hỗ trợ, bạn có thể đặt Access để lấy thông tin và thêm nó vào cơ sở dữ liệu của mình. Điều này rất hữu ích để lấy dữ liệu khỏi máy chủ web hoặc một số tài nguyên được chia sẻ khác.

  1. Nhấp vào tab Dữ liệu Bên ngoài.
  2. Chọn loại tệp bạn đang nhập. Trong phần Nhập và Liên kết, mọi người sẽ thấy một số tùy chọn cho các loại dữ liệu. Mọi người có thể nhấp vào nút More để xem thêm các tùy chọn. ODBC là viết tắt của Open Database Connectivity, và bao gồm các cơ sở dữ liệu như SQL.
  3. Điều hướng đến vị trí của dữ liệu. Nếu nó nằm trên một máy chủ, hãy cung cấp địa chỉ máy chủ.
  4. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn Chỉ định cách thức và vị trí bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Chọn OK và làm theo các bước để nhập dữ liệu.

Bước 4: Thêm một bảng khác

Hình 6 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Mọi người sẽ muốn giữ các bản ghi khác nhau trong các cơ sở dữ liệu khác nhau. Điều này sẽ giúp giữ cho cơ sở dữ liệu hoạt động trơn tru.

Ví dụ: một người dùng có thể có một bảng cho thông tin khách hàng và một bảng khác cho thông tin đặt hàng. Thông tin khách hàng sau đó có thể được liên kết với bảng thông tin đặt hàng.

Trong phần Tạo của tab Trang chủ, hãy nhấp vào nút bảng. Một bảng mới sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu để nhập thông tin theo cách tương tự như đối với bảng đầu tiên.

Thiết lập liên kết bảng

Bước 1: Hiểu cách hoạt động của ổ khóa.

Hình 7 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Mỗi bảng sẽ có một khóa chính duy nhất cho mỗi mục nhập. Theo mặc định, Access tạo một cột ID tăng dần cho mỗi mục nhập và được đặt làm khóa chính.

Các bảng cũng có thể có các khóa ngoại, là các trường được liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Các trường được liên kết sẽ chứa cùng một dữ liệu. Sử dụng liên kết giúp giữ cho dữ liệu nhất quán, hiệu quả và có thể đọc được.

Ví dụ: trong bảng Đơn hàng, trường ID Khách hàng có thể được thêm vào để theo dõi những sản phẩm mà khách hàng đã đặt. Người dùng có thể tạo liên kết cho trường đó với trường ID trong bảng Khách hàng của mình.

Bước 2: Nhấp vào tab Công cụ cơ sở dữ liệu.

Bấm vào nút Mối quan hệ để mở một cửa sổ mới với tổng quan về tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu. Mỗi trường sẽ được liệt kê bên dưới tên bảng của nó.

Hình 8 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Người dùng sẽ cần tạo một trường cho khóa ngoại trước khi tạo liên kết. Ví dụ: nếu bạn muốn sử dụng ID Khách hàng trên bảng Đơn hàng, hãy tạo một trường trong bảng Đơn hàng có tên Khách hàng và để trống. Đảm bảo rằng nó có cùng định dạng với trường được liên kết.

Bước 3: Kéo trường bạn muốn sử dụng làm khóa ngoại.

Thả vào trường đã được tạo cho khóa ngoại. Nhấp vào Tạo trong cửa sổ xuất hiện để đặt mối quan hệ cho các trường. Một dòng sẽ xuất hiện giữa hai bảng, nối các trường.

Hình 9 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Chọn hộp Thực thi Tích hợp Tham chiếu khi tạo mối quan hệ. Điều này sẽ giúp khi dữ liệu thay đổi trong một trường, trường kia sẽ tự động được cập nhật, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

Thực thi truy vấn truy vấn

Hiểu vai trò của truy vấn

Truy vấn truy vấn là các hành động cho phép bạn nhanh chóng xem, thêm và chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình. Có nhiều loại truy vấn, từ tra cứu đơn giản đến tạo bảng mới dựa trên dữ liệu hiện có. Truy vấn là một công cụ cần thiết để xây dựng báo cáo.

Hình 10 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Truy vấn được chia thành hai loại chính: Chọn và Hành động. Chọn sẽ lấy dữ liệu từ các bảng và có thể thực hiện các phép tính. Các thao tác có thể thêm, chỉnh sửa và xóa dữ liệu khỏi bảng.

Sử dụng Trình hướng dẫn truy vấn để tạo một truy vấn Chọn cơ bản

Hình 11 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Nếu bạn muốn tạo một truy vấn Chọn cơ bản, hãy sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để hướng dẫn người dùng qua các bước. Mọi người có thể chọn Trình hướng dẫn Truy vấn từ tab Tạo. Điều này sẽ cho phép xem các trường cụ thể từ một bảng.

Tạo Truy vấn Chọn với Tiêu chí

Mở công cụ Thiết kế Truy vấn. Mọi người có thể sử dụng các tiêu chí để thu hẹp Truy vấn chọn của họ và chỉ hiển thị thông tin cần thiết. Để bắt đầu, hãy nhấp vào tab Tạo và chọn Thiết kế Truy vấn.

Hình 12 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Chọn bảng và Hiển thị Bảng sẽ mở ra. Bấm đúp vào bảng bạn muốn chạy truy vấn, sau đó bấm Đóng.

Hình 13 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Thêm các trường đã truy xuất. Bấm đúp vào từng trường trong bảng mà bạn muốn thêm vào truy vấn. Các trường sẽ được thêm vào lưới Thiết kế.

Hình 14 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Thêm một Citieria, chẳng hạn như văn bản hoặc các chức năng. Ví dụ: nếu bạn chỉ muốn hiển thị giá cao hơn $ 50 từ trường “Giá”, hãy nhập> = 50 vào Tiêu chí. Mọi người có thể sử dụng nhiều Tiêu chí cho mỗi truy vấn.

Hình 15 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access

Nhấp vào Chạy trên tab Thiết kế để xem kết quả. Kết quả truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Cuối cùng, nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.

Hình 16 của Hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *