Nhóm của bạn có cần phần mềm quản lý dự án không

ỨNG DỤNG


Có rất nhiều lựa chọn khác nhau trên thị trường, bạn có thể dễ bị nhầm lẫn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phác thảo khi nào thì các giải pháp quản lý dự án thời gian có ích và những điều cần cân nhắc khi đưa ra lựa chọn.

Hình ảnh 1 của Nhóm của bạn có cần phần mềm quản lý dự án không

Phần mềm quản lý dự án cho phép người dùng xử lý các công việc, đặt thời hạn, phân bổ vai trò và nguồn lực, và sắp xếp tất cả các quy trình đang diễn ra theo một cấu trúc hợp lý. Phần mềm như vậy thường dựa trên phương pháp quản lý dự án cổ điển, ví dụ như Agile, Scrum, Lean hoặc Kanban. Theo quy luật, tất cả các công ty bắt đầu từ một tờ giấy như một danh sách việc cần làm, sau đó phát triển thành một số danh sách kiểm tra, và cuối cùng, họ đã đủ trưởng thành để triển khai một hệ thống quản lý dự án đầy đủ.

Thời điểm bạn nhận ra rằng một số người đang giải quyết các nhiệm vụ giống nhau và cần phải xem ngay tiến độ là thời điểm thích hợp để bắt đầu tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án phù hợp.

Các công cụ quản lý dự án giúp thực hiện những việc sau:

  1. hiển thị phác thảo chung của các nhiệm vụ
  2. thiết lập các giai đoạn và phân bổ nguồn lực một cách thích hợp
  3. ưu tiên
  4. Đáp ứng thời hạn
  5. xác định các vấn đề sự cố và giải quyết chúng kịp thời

Vì vậy, các công ty quan tâm đến phần mềm quản lý dự án thường khá lớn với nhiều quy trình diễn ra đồng thời và các nhóm cần tổ chức phù hợp.

Bây giờ chúng ta hãy tập trung vào cách chọn công cụ sẽ giúp ích, không làm các thành viên trong nhóm phân tâm khỏi công việc của họ. Trước bất kỳ tìm kiếm nào, bạn nên biết chính xác những gì bạn đang tìm kiếm, vì vậy cần có một danh sách các yêu cầu. Danh sách của bạn có thể bao gồm:

  1. hình dung tiến trình
  2. thiết lập các ưu tiên nhiệm vụ
  3. thông báo có thể tùy chỉnh về bất kỳ thay đổi nào
  4. đặt mức giá hàng giờ cho những người biểu diễn
  5. ấn định ngày đến hạn
  6. liên kết và phân tách các nhiệm vụ
  7. tích hợp với các cuộc trò chuyện hoặc người đưa tin để hợp tác dễ dàng với nhóm hoặc khách hàng
  8. tạo, lưu, chia sẻ báo cáo

Tùy thuộc vào dự án, danh sách có thể được rút ngắn hoặc mở rộng.

Có hàng trăm công cụ có sẵn ngày nay. Chúng có thể được đưa lên Google với “các giải pháp quản lý dự án hàng đầu cho doanh nghiệp của tôi”. Ở đây chúng tôi đã chọn những người mà chúng tôi tin tưởng và đánh giá cao.

  1. 1. Tiện ích giao diện người dùng Kanban JS

Một công cụ, dựa trên phương pháp Kanban. Giải pháp đã sẵn sàng để sử dụng độc lập hoặc bạn có thể dễ dàng tích hợp nó vào dự án hiện tại của mình.

Hình 2 của Nhóm của bạn có cần phần mềm quản lý dự án không

  1. 2. Biểu đồ Gantt

Cái này dựa trên Agile. Nó có chức năng của các thang đo phức tạp và phóng to, đường dẫn quan trọng và sơ đồ tài nguyên.

  1. 3. Planfix

Một giải pháp tốt để cấu hình quy trình linh hoạt.

  1. 4. Wrike

Một giải pháp phổ quát, cho phép giao tiếp giữa các nhóm.

  1. 5. Trello

Phù hợp nhất với các nhóm nhỏ, vì nó thiếu báo cáo và theo dõi thời gian. Nhưng tất cả các chức năng khác rất đơn giản và rõ ràng.

Khi công cụ được chọn và triển khai, vẫn có khả năng xảy ra sự cố. Chúng tôi sẽ cố gắng cảnh báo bạn về những khó khăn có thể xảy ra:

  1. Các thành viên trong nhóm bối rối và không thể tìm ra cách hoạt động của hệ thống.

Đối phó với vấn đề này là dễ dàng và khó khăn cùng một lúc. Bất kỳ công cụ mới nào cũng có một đường cong học tập. Cố gắng chọn giải pháp ngắn nhất, nhưng luôn dành thời gian để nhân viên khám phá giải pháp. Các hội thảo có thể được tổ chức hoặc các đồng nghiệp có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm. Quá trình nghiên cứu công cụ và làm quen với nó cần được xem xét.

  1. Hệ thống trở nên lộn xộn.

Bộ lọc tìm kiếm có thể giúp ích trong tình huống này. Các bảng có thể tùy chỉnh cho các tác vụ cụ thể cũng có thể hoạt động. Nhìn chung, chỉ cần đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết những gì họ làm và giữ cho bảng nhiệm vụ có trật tự.

  1. Nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại xuất hiện.

Mẫu có sẵn để trợ giúp. Họ sẽ thực hiện tất cả các thói quen và đối phó thành công với nó.

Phần kết luận

Tóm lại, các giải pháp quản lý dự án là những công cụ rất hữu ích có thể tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho hiệu suất của cả nhóm. Tuy nhiên, tất cả các cạm bẫy nên được xem xét cẩn thận để tránh những khó khăn không mong muốn. Nếu quá trình thực hiện được lên kế hoạch cẩn thận, bạn sẽ được hưởng những lợi ích của hệ thống sẽ phục vụ tốt cho bạn.



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *