Tạo sơ đồ tổ chức trong Visio 2010 từ bảng tính Excel

OFFICES


Tạo sơ đồ tổ chức theo cách thủ công là một công việc phức tạp, vì bạn cần phải đắm mình trong mê cung của các hệ thống phân cấp tổ chức khác nhau. Nhưng việc thiết lập biểu dữ liệu chứa thông tin xác thực của từng nhân viên với trưởng nhóm của họ và chi tiết của cấp dưới khá đơn giản vì bạn chỉ phải thực hiện các mục nhập dữ liệu khổng lồ nhưng dễ dàng. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một thủ tục đơn giản để tạo sơ đồ tổ chức trong Visio 2010 bằng cách nhập biểu dữ liệu phân cấp tổ chức tương ứng từ Excel.

Để bắt đầu, hãy khởi chạy bảng tính Excel 2010 có chứa cấu trúc phân cấp tổ chức. Để minh họa, chúng tôi đã bao gồm bảng tính Excel mẫu, có các cột; Tên, Giám sát, Chỉ định, Phòng ban và Điện thoại. Chúng tôi sẽ nhấn mạnh vào Người giám sát đệ trình, vì nó phân biệt thứ bậc giám sát giữa các nhân viên. Trong lĩnh vực giám sát, chúng tôi đã nhập tên của các cá nhân giám sát hoặc lãnh đạo các nhân viên của các bộ phận tương ứng.

tổ chức 1

Sau khi tạo bảng tính Excel phân cấp tổ chức, hãy khởi chạy Visio 2010 và tạo một tài liệu mới. Điều hướng đến tab View, nhấp vào Add-Ons và từ Việc kinh doanh menu phụ, nhấp vào Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức.

thuật sĩ biểu đồ tổ chức

Nó sẽ hiển thị Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức. Chúng tôi đang có ý định nhập bảng tính Excel, vì vậy chúng tôi sẽ bật Thông tin đã được lưu trữ trong tệp hoặc cơ sở dữ liệu và nhấp vào Tiếp theo.

1 thuật sĩ

Trong bước này, hãy chọn Tệp văn bản, Org Plus (txt) hoặc Excel và nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

2

Bây giờ hãy duyệt qua tệp Excel mà bạn muốn chèn để tạo biểu đồ Tổ chức. Nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

3

Trong bước này, hãy thêm tất cả các trường vào danh mục Trường được hiển thị ngoại trừ trường Người giám sát. Bởi vì khi bao gồm trường Giám sát, biểu đồ sẽ hiển thị nhân viên nào đang được giám sát bởi ai. Điều này sẽ không có ích gì vì sơ đồ tổ chức thể hiện hệ thống phân cấp giải thích mối quan hệ qua lại giữa mỗi nhân viên.

siêu 1

Trong bước này, hãy thêm tất cả các trường Excel trong danh mục Trường dữ liệu hình dạng và nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

5-1

Bây giờ kích hoạt thuật sĩ để tự động ngắt sơ đồ tổ chức của tôi trên các trang tùy chọn và từ Tên ở đầu trang , nhập tên của Giám đốc điều hành và nhấp vào Kết thúc để kết thúc trình hướng dẫn.

6

Nó sẽ nhanh chóng tạo ra một sơ đồ tổ chức hiển thị hộp Giám đốc điều hành ở trên cùng và các cấp dưới khác của anh ta trong hệ thống phân cấp cụ thể. Như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới, CEO đó có ba cấp dưới và các phòng ban để giám sát. Cấp dưới trực tiếp của CEO giám sát hơn nữa các phòng ban và nhân viên khác nhau và hệ thống phân cấp vẫn tiếp tục.

char tổ chức

Hướng đến Tổ chức Chtab nghệ thuật, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn để tùy chỉnh sơ đồ tổ chức theo nhu cầu. Từ nhóm Bố cục, bạn có thể thay đổi bố cục chung của biểu đồ theo ba cách hỗ trợ cấu trúc cây; Ngang, dọc và cạnh nhau. Từ nhóm Sắp xếp, bạn có thể sắp xếp dữ liệu biểu đồ bằng cách sử dụng các tùy chọn khác nhau và điều hướng qua dữ liệu. Trong nhóm Hình ảnh, có tùy chọn chèn hình ảnh của nhân viên, trưởng nhóm, Giám đốc điều hành, v.v.

Bạn cũng có thể đặt cài đặt đồng bộ hóa từ nhóm đồng bộ hóa và trong nhóm Dữ liệu tổ chức, bạn cũng có thể Nhập / Xuất dữ liệu từ tệp và định cấu hình các tùy chọn hiển thị khác.

tab tổ chức

Để thay đổi vị trí / chỉ định của một nhân viên, hãy nhấp chuột phải vào hộp và nhấp vào Thay đổi Loại Vị trí.

thay đổi thuốc

Nó sẽ xuất hiện hộp thoại Change Position Type, chỉ định vị trí của nhân viên và nhấn OK để thay đổi nó.

hộp thoại

Đi tới tab Thiết kế và bạn sẽ thấy hai nhóm chính Chủ đề và Hình nền. Từ nhóm chủ đề, hãy áp dụng một chủ đề thích hợp cho sơ đồ tổ chức và từ nền đặt nền cho một khu vực sơ đồ.

thiết kế

biểu đồ tổ chức

Nếu bạn muốn chèn vị trí mới vào biểu đồ Tổ chức, bạn có thể dễ dàng chèn vị trí đó từ thanh bên trái chứa nhiều hình dạng của biểu đồ Tổ chức. Để duy trì cấu trúc cây, hãy kéo hình dạng qua vị trí mà bạn cần thêm một cấp dưới mới.

Ví dụ: để chèn vị trí trong Deptt phần mềm, đang được giám sát bởi Bon (tên trưởng nhóm), hãy kéo hình dạng vị trí qua hộp có Bon thông tin đăng nhập, nó sẽ tự động tăng cường vị trí mới với tư cách là cấp dưới của Bon, như hình dưới đây.

vacany

Bạn cũng có thể xem các hướng dẫn đã xem xét trước đây về Cách tạo mẫu trong Visio 2010 & Cách bật ngăn Tìm kiếm trong Visio 2010.



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.