Thư mục nâng cao Xem theo dõi Thư mục Outlook để lọc các email hữu ích

OFFICES


Việc biên soạn danh sách các email quan trọng nhất từ ​​nhiều tài khoản thư được định cấu hình trong Outlook trở nên gần như không thể khi bạn phải xử lý rất nhiều email hàng ngày. Từ tất cả các tác vụ liên quan đến email, việc lọc ra các thư quan trọng sẽ mất hàng giờ tìm kiếm thủ công trừ khi bạn sử dụng ứng dụng có thể giúp bạn tìm thấy các email quan trọng từ các thư mục hộp thư đã xác định. Xem thư mục nâng cao là một bổ trợ lọc và tìm kiếm thư toàn diện cho Outlook, được phát triển cho các thành viên nhóm hỗ trợ kỹ thuật, nhà phân tích, người quản lý và những người tương tự, những người cần triển khai cơ chế sàng lọc thư tự động để nhanh chóng liệt kê các email quan trọng của bất kỳ ngày nào. . Advance Folders Watch hỗ trợ cả tài khoản thư Exchange và IMAP / POP3, cho phép người dùng giữ tab trên công việc và tin nhắn riêng tư, email và cuộc trò chuyện.

Điều làm cho nó hoàn toàn hữu ích là cách nó tạo và quản lý danh sách các email quan trọng. Khả năng làm việc xoay quanh bộ quy tắc và điều kiện do người dùng xác định để kiểm tra từng thư mục hộp thư đã chọn để tìm các email quan trọng. Bạn có thể xác định mức độ ưu tiên với từng điều kiện / quy tắc để đánh dấu thêm tầm quan trọng của thông báo. Tương tự như hệ thống thông báo email gốc của Outlook, nó triển khai hệ thống thông báo của riêng mình để nhắc bạn về những email và thư gần đây nhất đã được lọc thông qua các quy tắc xác định. Bạn có thể kết hợp âm thanh với cửa sổ bật lên cảnh báo và tạo bài đăng thông báo trong thư mục Outlook đã chỉ định.

Sau khi cài đặt bổ trợ, bạn sẽ tìm thấy nó từ tab Bổ trợ. Trước khi chuyển đến tab Phần bổ trợ, bạn cần chọn các thư mục hộp thư để xem và tạo quy tắc lọc ra các email quan trọng. Trên menu Tệp, bấm vào Tùy chọn, chọn Bổ trợ từ thanh bên trái rồi chọn Xem Thư mục Nâng cao từ danh sách. Bây giờ hãy nhấp vào Tùy chọn bổ trợ để tạo quy tắc lọc ra các email quan trọng.

tùy chọn addn

Trong cửa sổ Xem thư mục nâng cao, bấm Thêm để bắt đầu trình hướng dẫn tạo quy tắc. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình mở rộng xác định các quy tắc và điều kiện để tạo danh sách email quan trọng. Bước đầu tiên là đặt tên thích hợp cho quy tắc. Trong bước thứ hai, bạn phải chọn tất cả các thư mục sẽ liên tục theo dõi các email mới và quan trọng.

tùy chọn addin 1

Sau khi các thư mục được chọn, hãy nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục. Trong bước này, bạn cần nhập các từ, cụm từ, ký hiệu mà bạn muốn lọc chỉ từ các trường thư Outlook đã chỉ định hoặc tất cả các trường.

quy tắc 2

Tương tự, bước tiếp theo cho phép bạn nhập các từ không có trong các trường được chỉ định trong Outlook hoặc tất cả các trường. Bước cuối cùng là thiết lập cài đặt thông báo cho quy tắc. Tại đây, bạn có thể liên kết tệp WAV với thông báo bật lên và cho phép tạo bài đăng và sao chép trong thư mục Outlook đã xác định.

quy tắc 4

Khi quy tắc được tạo, nó sẽ mở hộp thoại cài đặt quy tắc của bạn để xem xét và thay đổi bộ lọc, cài đặt thông báo, thư mục đã xem, v.v. Từ tab Kiểm tra, bạn có thể khởi chạy chạy thử nghiệm để kiểm tra xem có bao nhiêu thư sẽ được lọc thông qua quy tắc này.

thuộc tính quy tắc

Khi nó tìm thấy bất kỳ thư hoặc email mới và quan trọng nào được lọc qua các điều kiện xác định, một thông báo sẽ bật lên trên màn hình, cho phép bạn mở email trực tiếp mà không cần phải tìm chúng từ các thư mục hộp thư. Bạn cũng có thể xem danh sách thông báo từ phần Xem thư mục nâng cao có trong tab Bổ trợ.

chính 3

Sau khi xem qua tất cả các thông báo, hãy đảm bảo nhấp vào thông báo rõ ràng từ thanh công cụ để tránh nhận các thông báo giống nhau nhiều lần. Thanh công cụ cho phép bạn mở tài liệu đã chọn, soạn thư trả lời nhanh, chuyển tiếp thư và email đã chọn, di chuyển mục đã chọn vào thư mục, chuyển sang thư mục tài liệu và xóa thông báo đã chọn. Advance Folders Watch cung cấp cách thuận tiện nhất nhưng mạnh mẽ để sắp xếp các email hàng ngày theo các điều kiện xác định. Nó hoạt động trên Outlook 2003, Outlook 2007 và Outlook 2010.

Tải xuống Xem thư mục nâng cao



Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *